5 ventajas de digitalizar documentos

Antes que nada, ¿qué es la digitalización? Es un proceso mediante el cual se escanean documentos, imágenes, expedientes, archivos o contratos, etc; y se transforman a formato digital ya sea imagen JPG, TIFF o PDF.

¿Para qué sirve?

Principalmente es una práctica empresarial que permite a las compañías reducir el uso de papel físico y minimizar el riesgo de perder documentos importantes que pueden ser solicitados posteriormente por otras entidades para auditorías u otros procesos legales.

Digitalización
Digitalización de documentos

¿Cuáles son sus ventajas?

1- REDUCE COSTOS

Al disminuir el volumen de papel dentro de la empresa, se reducen los costos de almacenamiento. Además, se reducen los costos de reproducción y copias (gasto de papel), y se elimina el tiempo de rehacer el trámite de emisión de documentos importantes.

2- PERMITE CONSULTAS INMEDIATAS

Al digitalizar, puede acceder a sus documentos por medio de una palabra clave en segundos, permitiendo saber en tiempo real el estado de trámites, procedimientos y demás.

3- SEGURIDAD Y RESPALDO

Digitalizar permite proteger y resguardar documentos importantes de diversas situaciones que puedan afectar el documento en físico, ya sea incendio, inundación o algún otro tipo de desastre natural o ajeno a la empresa.

4- DURABILIDAD EN EL TIEMPO

Dependiendo de la bodega o el lugar de almacenamiento del papel, éste puede durar muchos años (en excelentes condiciones sin humedad puede llegar a superar los 50 años), sin embargo, las imágenes digitales almacenadas en la nube son eternas y estarán siempre en perfectas condiciones.

5- TRANQUILIDAD

Podrá sentir la confianza de tener sus documentos disponibles en todo momento y lugar, virtualmente indestructibles y listos para consultar en instantes.

¡Jamás vuelva a perder un documento!